Algemene Voorwaarden

Download in pdf


Geen enkel project redt het zonder goede afspraken en algemene voorwaarden. Ook Hoogcruts niet.
Een van de onderzoeken waar ik met plezier aan terug denk, is het cultuur- en bouwhistorisch onderzoek naar de ruïne van het voormalige klooster Hoogcruts (gemeente Margraten) in opdracht van Limburgs Landschap (2010). Hier zie je me op locatie samen met restauratiearchitect Karl Pesch Konopka, met wie ik al vanaf 2000 regelmatig samenwerk. Inmiddels heeft Limburgs Landschap Hoogcruts kunnen verwerven en is Karl Pesch Konopka druk bezig met de restauratie en herbestemming van het complex. Ook voor dit project gold dat het prettig zaken doen is, doordat je met elkaar goede afspraken hebt gemaakt. De algemene voorwaarden zijn daarvoor onmisbaar.

Artikelsgewijs

I. Algemeen

1) Begripsomschrijving: Vanhellenberghubar.org staat voor de eenmanszaak van dr Bernadette van Hellenberg Hubar te Ohé en Laak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Limburg onder nummer 12050206 (BTW-nummer NL159176190B02).*

2) Algemene bepalingen:

a) Naast en gelijktijdig met de onderhavige voorwaarden, geldt voor alle opdrachten die Vanhellenberghubar.org zelf of in samenwerking met derden verricht De Nieuwe Regeling 2011 Rechtsverhouding opdrachtgever–architect, ingenieur en adviseur DNR-2011 (DNR-2011).

b) Voor zover op het punt van aansprakelijkheid tussen de hierna volgende (sub)artikelen en de DNR-2011 strijdigheid mocht bestaan, heeft de DNR-2011 voorrang.

c) Bij tussentijdse wijzigingen van de Algemene voorwaarden zijn deze ook op de lopende projecten van kracht vanaf het moment dat de opdrachtgever er kennis van heeft kunnen nemen, dus tenminste vanaf de betaling van de eerstvolgende factuur na de betreffende wijziging.

d) Alle bedragen die Vanhellenberghubar.org vermeldt, zijn exclusief een percentage overhead & BTW.

e) Voor iedere prijsafspraak geldt een percentage opslag voor inning & factoring: de opdrachtgever word hiermee niet belast, indien tijdig wordt betaald (zie artikel 19).

f) De in deze voorwaarden vermelde percentages kunt u vinden onder de knop tarieven van de website van Vanhellenberghubar.org.

g) De opdrachtgever neemt de verplichting op zich om het Vanhellenberghubar.org mogelijk (en vooral niet onmogelijk) te maken de opdracht uit te voeren, bij gebreke waarvan artikel 14 en artikel 34 van deze voorwaarden van – overeenkomstige – toepassing zijn.

3) Omdat de offertes algemeen op werkzaamheden zijn gebaseerd die goed in te schatten zullen zijn, maar vrijwel iedere opdracht per definitie een of meer verrassingen in petto kan hebben, zal nader overleg plaatsvinden, op het moment dat zich een overschrijding van meer dan 10 % van de werkzaamheden aandient, ten einde de voortgang van het project te bespreken. Een en ander zal consequenties hebben voor zowel de doorlooptijd als het meerwerk dat de 10 % te boven gaat.

4) Iedere offerte van Vanhellenberghubar.org heeft een houdbaarheidsdatum van één maand. Indien op de offerte binnen die tijd geen opdracht volgt, behoudt Vanhellenberghubar.org zich het recht voor om voor het uitbrengen van de offerte een percentage van de totale in de offerte genoemde prijs in rekening te brengen bij de persoon of organisatie die de offerte heeft aangevraagd.

5) Indien overeengekomen werkzaamheden op basis van een urendeclaratie of consult dan wel zonder prijsafspraak plaatsvinden, gelden de tarieven als vermeld op de website van Vanhellenberghubar.org, tenzij vooraf anders is afgesproken en dit schriftelijk (per e mail met digitale leesbevestiging, fax of aangetekende post) is bevestigd.

II. Bevestiging, voorschot en termijnen

6) Opdrachtbevestiging:

a) Na goedkeuring van de offerte, wordt de opdracht in principe schriftelijk door de opdrachtgever bevestigd door de bij de offerte ingesloten opdrachtbon te ondertekenen en terug te sturen (per post of per fax). Indien de offerte per e-mail is uitgebracht kan de bevestiging per retourmail plaatsvinden, waarbij de inhoud van de offerte onder de akkoordverklaring vermeld staat.

b) De bevestiging van de opdracht per bon of retourmail constitueert tevens de aanvaarding van de Algemene voorwaarden en de DNR-2011 in. Beide stukken worden standaard bij de offerte ingesloten en/of kunnen gedownload worden vanaf de website van Vanhellenberghubar.org.

c) Na de opdrachtbevestiging ontvangt de opdrachtgever de voorschotfactuur ter hoogte van ten minste 50% van het honorarium: tenzij anders wordt overeengekomen, wordt het werk niet aangevangen, voordat deze nota is voldaan.

d) Een opdracht wordt (terugwerkend) ook bevestigd door de betaling van de (voorschot)factuur: zodra deze is voldaan, geldt de betaling als een bevestiging van de opdracht c.q. de offerte dan wel een andere vorm van prijsopgave waarop de (voorschot)factuur betrekking heeft. Lid b is in dat geval van overeenkomstige toepassing.

e) De opdracht kan tenslotte bij hoge urgentie of andere dwingende redenen door Vanhellenberghubar.org zelf per fax of mail bevestigd worden, waarbij het faxjournaal of de digitale ontvangstbevestiging van de mail het constituerende moment vormt. De opdracht wordt dan geacht te zijn verleend, tenzij de opdrachtgever binnen 24 uur heeft laten weten dat hij afziet van het werk (behalve wanneer de urgentie zo hoog is dat onmiddellijk met het werk aangevangen moet worden). Dit lid is van overeenkomstige toepassing indien Vanhellenberghubar.org de opdrachtgever (dan wel de aanvrager) in de tekst van de offerte, de prijsopgave, de opdrachtbevestiging en/of anderszins heeft laten weten dat het werk vanwege de urgentie is ingepland.

f) Afwijkingen van de offerte zijn geldig, indien deze schriftelijk overeengekomen zijn. Voor de wijze van bevestiging zijn lid a en e van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

g) Indien sprake is van een opdracht voor een cliënt waarvoor eerder is gewerkt en dus aangetoond kan worden dat hij de Algemene voorwaarden en de DNR-2011 reeds aanvaard heeft, wordt hij geacht deze ook voor de vervolgopdracht(en) aanvaard te hebben, tenzij de inhoud van de Algemene voorwaarden in relatie tot de opdracht wezenlijk is veranderd. Het is aan de betreffende cliënt om te verifiëren of dat het geval is.

h) Hetgeen in dit artikel staat vermeld is van overeenkomstige toepassing op opdrachten waarvoor geen offerte is uitgebracht, maar die op consultbasis, op uurbasis dan wel op grond van andere afspraken tot stand zijn gekomen.

7) Honorarium, onkosten, uitsluitingen en toeslagen:

a) Tenzij anders overeengekomen, ontvangt de opdrachtgever een voorschotfactuur ter hoogte van tenminste 50% van het honorarium.

b) Bij de oplevering van het concept (of de eerste versie van het eindproduct) volgt de eindnota van het resterende deel van het bedrag.

c) Na de afronding van het bestelde product vindt de oplevering plaats onder voorbehoud dat de eindnota is voldaan.

d) Bij bedragen boven € 15.000,- kunnen in onderling overleg andere en/of meer termijnen worden afgesproken.

e) Bij iedere opdracht is – inclusief het offertebezoek – minimaal één overlegsessie in de prijs van maximaal 2.00 uur inbegrepen (ongeacht de reistijd). De overige bijeenkomsten (alsmede de voorbereiding, verslaglegging, presentatie, handling, follow up, spin off en dergelijke) vinden plaats op basis van het consulttarief (zie artikel 5). Onderzoeksessies vallen uiteraard binnen de prijs. Dit lid geldt niet voor opdrachten als bedoeld in artikel 6 lid h.

f) De extra overlegrondes, presentaties, meerwerk, extra rapporten en ander werk dat later aan de opdracht is toegevoegd, worden per tranche gefactureerd, waarbij naar gelang de situatie met voorschotten wordt gewerkt (zie hierna  sub j). In principe geldt hiervoor het uurtarief, tenzij anders in deze voorwaarden staat vermeld (zie hiervoor lid e) of is overeengekomen.

g) Het werk vangt pas aan dan wel wordt voortgezet nadat de facturen zijn betaald.

h) Indien bij een opdracht spoed geldt vanwege vergunningtermijnen et cetera kan bij aanvang een voorschot van 90% van het  honorarium gefactureerd worden.

i) Het tarief voor de uren die vanwege de opdrachtgever besteed moeten worden nà 18.00 uur, en in weekenden en vakanties (waaronder de data vermeld op de website) is minimaal anderhalf keer het standaardtarief op basis van gewerkte uren, tenzij vooraf anders afgesproken is. Zie artikel 5.

j) Bij opdrachten op uur- of consultbasis wordt lopende de opdracht met opeenvolgende voorschotten gewerkt, waarbij per tranche het meerdere of mindere wordt verrekend.

k) Voor onkosten gelden tenminste de artikelen 9, 10, 11 en 18.

III. Start, doorlooptijd en informatievoorziening

8) De doorlooptijd wordt in onderling overleg afgesproken. Deze start niet eerder, dan nadat het voorschot is ontvangen. Indien het een onderzoek betreft waar gebouwen en/of terreinen moeten worden bestudeerd die afgegrendeld zijn, is de start van de doorlooptijd tevens afhankelijk van het moment waarop de sleutels ter beschikking zijn gesteld.

9) Indien gegevens benodigd zijn van externe organisaties en bedrijven (kadaster, rijksinstituten, oudheidkundige websites, archiefinstellingen, restauratievakspecialisten et cetera) neemt de doorlooptijd een aanvang, nadat deze ontvangen zijn. Vanhellenberghubar.org vraagt deze informatie op, nadat de opdracht bevestigd is. Indien de noodzaak pas lopende het onderzoek blijkt, wordt naar bevind van zaken gehandeld. De kosten van het hier bedoelde onderzoeksmateriaal komen voor rekening van de opdrachtgever. Indien deze kosten hoger blijken te zijn dan de betreffende organisatie of het bedrijf heeft aangegeven, kunnen deze niet verhaald worden op Vanhellenberghubar.org.

10) Ten behoeve van het onderzoek naar gebouwen is het noodzakelijk dat Vanhellenberghubar.org na de opdrachtbevestiging spoedig nauwkeurige en gedetailleerde tekeningen van de bestaande toestand van alle relevante opstallen krijgt aangereikt in een bruikbare digitale format. Gebeurt dat niet, dan zorgt Vanhellenberghubar.org hiervoor voor rekening van de opdrachtgever. Artikel 8 is van overeenkomstige toepassing.

11) Indien de opdracht een onderzoek naar terreinen betreft, dient de opdrachtgever digitaal de kadastrale basiskaart ter beschikking te stellen. Zo niet, dan zorgt Vanhellenberghubar.org hiervoor voor rekening van de opdrachtgever. Artikel 8 is van overeenkomstige toepassing.

12) Bij iedere opdracht wordt er van uitgegaan dat de onderzoekers in de gelegenheid worden gesteld kennis te nemen en gebruik te maken van mogelijk relevante stukken, tekeningen en/of digitale bestanden die de opdrachtgever al binnen handbereik heeft. Indien deze nodig blijken te zijn voor het onderzoek, zal de opdrachtgever hiervan om niet kopieën ter beschikking stellen.

13) Indien de datum van de start, een vervolgfase en/of andere werkzaamheden in het kader van of aansluitend op de opdracht in overleg met de opdrachtgever is vastgesteld en Vanhellenberghubar.org kan niet aan de slag, doordat de opdrachtgever aan een of meer verplichtingen uit de voorgaande voorwaarden niet heeft voldaan, dan schuift de betreffende datum op. De klant kan Vanhellenberghubar.org hier niet op aanspreken.

14) Vanhellenberghubar.org behoudt zich het recht voor de overeenkomst te ontbinden als door de vertraging als hiervoor bedoeld nakoming van de overeenkomst naar haar oordeel in redelijkheid niet meer gevraagd of geëist kan worden. Zij kan daartoe overgaan nadat zij de opdrachtgever tenminste eenmaal aantoonbaar in de gelegenheid heeft gesteld alsnog de benodigde informatie en/of stukken aan te leveren.

IV. Oplevering en afronding

15) De eerste oplevering bestaat algemeen uit het concept- of ontwerpproduct:

a) Gelijktijdig daarmee ontvangt de opdrachtgever de eindnota.

b) Apart daarvan worden conform artikel 7 lid f de extra consulten, uren, rapporten et cetera gefactureerd die in de loop van het project zijn gemaakt.

c) Indien de opdrachtgever binnen twee weken na oplevering geen commentaar heeft geleverd op het conceptproduct, wordt dit als aanvaard beschouwd en definitief gemaakt. Wanneer hierop coulance wordt toegepast casu quo de opdrachtgever meer tijd krijgt, geldt hiervoor naar gelang de omvang van de opdracht een redelijke termijn die maximaal na een half jaar en/of twee weken, nadat Vanhellenberghubar.org dit schriftelijk heeft aangekondigd, eindigt.

d) De opdrachtgever krijgt het definitieve exemplaar na betaling van de eindnota toegezonden.

16) De definitieve opleverdatum wordt in overleg met de opdrachtgever vastgesteld. De oplevering bestaat uit het toezenden of overhandigen van het rapport dan wel het bestelde product. Tenzij anders wordt overeengekomen, vindt de oplevering plaats, nadat de eindfactuur van het afgesproken honorarium en/of de openstaande uren, consulten en/of anderszins is voldaan.

17) Indien de opdracht bestaat uit het verzorgen van presentaties, werven van fondsen, het geven van advies en soortgelijke taken, eindigt deze in principe op het moment dat het doel is gerealiseerd, tenzij dat lopende de opdracht onhaalbaar blijkt te zijn. In die gevallen dat het welslagen van het doel afhankelijk is van de opstelling van derden – bijvoorbeeld bij overheidsbesluiten, subsidiebeschikkingen et cetera – kan Vanhellenberghubar.org in ieder geval nooit het resultaat garanderen.

18) Vanhellenberghubar.org levert in principe het concept- of ontwerpproduct en het eindproduct digitaal aan door per mail een link te sturen, waarmee de betreffende bestanden gedownload kunnen worden. Voor de productie van fysieke exemplaren van rapportages, verslagen, presentaties et cetera in de vorm van een uitdraai en/of Cd-rom geldt het geoffreerde uurtarief.

V. Betaling

19) De betalingstermijn van de facturen staat op de factuur vermeld en bedraagt minimaal 7 dagen en maximaal één maand:

a) Indien tijdig wordt betaald, vervalt de opslag voor inning en factoring ex artikel 2 van deze voorwaarden.

b) Bij overschrijding van de termijn wordt de wettelijke rente in rekening gebracht.

c) Indien niet gereageerd wordt op betalingsherinneringen, wordt de vordering in handen gegeven van een incassodienst.

d) De kosten van de integrale incassoprocedure komen voor rekening van de debiteur. Dit is inclusief de kosten vanwege de tijd die Vanhellenberghubar.org kwijt is om de vordering te innen (tegen het uurtarief, conform artikel 5) en alle gerechtelijke en aanverwante kosten.

e) Bij het uitblijven van betaling van de factuur worden de werkzaamheden opgeschort totdat betaald is. Vanhellenberghubar.org is niet aansprakelijk voor enigerlei schade die mocht ontstaan ten gevolge van de vertraging die door het uitblijven van de betaling veroorzaakt wordt.

f) Bij een gebleken meningsverschil over de factuur is de opdrachtgever gehouden dat deel van de factuur waarover geen verschil van mening bestaat binnen de termijn te betalen.

g) Indien de bezwaren van opdrachtgever tegen de factuur na een toets van de onderliggende stukken et cetera niet terecht blijken, is Vanhellenberghubar.org gerechtigd de uren voor de inning van de factuur bij de opdrachtgever in rekening te brengen tegen het dan geldende uurtarief.

h) Indien bij een opdrachtgever twee facturen liggen die geen van beide vanwege het voornoemde meningsverschil worden voldaan, gelden voor inning & factoring en het daaropvolgende incasso de corresponderende vervaldata van de eerst verstuurde factuur.

20) Bij tussentijds terugtrekken worden gefactureerde termijnen onverkort voldaan en wordt voor het overige afgerekend op basis van de bestede tijd tegen het uurtarief van Vanhellenberghubar.org. Terugtrekken is overigens alleen mogelijk:

a) Wegens een aantoonbaar gebrek aan solvabiliteit van de kant van de opdrachtgever.

b) Wegens dreigende wanbetaling.

c) Vanwege de bedreiging van het voortbestaan van Vanhellenberghubar.org.

d) Op grond van een van de andere bepalingen uit deze voorwaarden.

e) En/of wanneer Vanhellenberghubar.org en de opdrachtgever gezamenlijk geconstateerd hebben dat de voltooiing van de opdracht onwenselijk dan wel onmogelijk is.

21) Indien een no cure no pay-opdracht wordt ingetrokken ná schriftelijke bevestiging en er nog geen aanvang is gemaakt met de werkzaamheden, ontvangt de opdrachtgever een rekening van 7,5 % van het minimaal geprognosticeerde bedrag, exclusief de tot dan toe gemaakte onkosten. Het moment van betaling is tevens het moment van ontbinding van de opdrachtovereenkomst.

22) Bij fondsenwerving op basis van no cure no pay tegen een vooraf afgesproken percentage van de opbrengst, is dit percentage exclusief BTW, ongeacht de mogelijkheid dat subsidies en andere bijdragen als netto bedragen (dus als het ware inclusief BTW) worden verleend.

VI. Rechten en weren

23) Het auteurs- en/of gebruiksrecht van de door Vanhellenberghubar.org ontwikkelde en vervaardigde producten blijft in handen van de opstellers.

24) Vanhellenberghubar.org behoudt zich het recht voor om (onderdelen van) haar producten na afloop van een project te publiceren en/of te vermarkten, onder die restrictie dat dit op verzoek van de opdrachtgever voor een gelimiteerde periode – waarbinnen de inhoud van het product gevoelig geacht kan worden – kan worden opgeschort.

25) Indien Vanhellenberghubar.org lopende een opdracht met creatieve vondsten (in de ruimste zin van het woord) komt, behoudt zij het auteursrecht en wordt over de uitvoering daarvan met haar overlegd ten einde concept en honorarium veilig te stellen.

26) Indien Vanhellenberghubar.org op basis van haar expertise en praktijkervaring binnen haar werkterrein adviezen afgeeft op het raakvlak van bestuursrecht, bestuursrechtelijke procedures, financiële zaken en strategieën, geschiedt dit onder het voorbehoud dat de gebruiker verantwoordelijk is voor de inhoudelijke (met name juridische) toetsing dan wel voor het gebruik daarvan.

27) Aansprakelijkheid:

a) Vanhellenberghubar.org is – in ieder geval – niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die mocht ontstaan indien de verrichte werkzaamheden niet tot het gewenste resultaat leiden.

b) Evenmin is Vanhellenberghubar.org aansprakelijk, indien een opdrachtgever door zijn gedrag, – het nalaten van – acties dan wel uitspraken naar derden het welslagen van de opdracht onmogelijk maakt of heeft gemaakt. In dat geval vindt uitbetaling plaats op basis van de offerte, het verrichte aantal uren of consulten, 50 % van het geprognosticeerde aantal uren of consulten en/of –  in geval van no cure no pay – van het afgesproken percentage van het geprognosticeerde resultaat dat bereikt zou zijn, indien hij zijn handelingen achterwege had gelaten (of juist uitgevoerd had).

c)  In die gevallen dat het welslagen van het doel afhankelijk is van de opstelling van derden – bijvoorbeeld bij overheidsbesluiten, subsidiebeschikkingen et cetera – kan Vanhellenberghubar.org in ieder geval nooit het resultaat garanderen en is zij dan ook niet aansprakelijk voor tegenvallende resultaten.

d) Iedere aansprakelijkheid van Vanhellenberghubar.org blijft overigens beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door haar gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico, dat volgens de polisvoorwaarden ten laste van de verzekerde is.

28) Indien een opdrachtgever zelf Algemene (inkoop)voorwaarden hanteert, hebben de Algemene voorwaarden van Vanhellenberghubar.org voorrang, tenzij schriftelijk anders overeen wordt gekomen.

29) Afwijkingen van deze voorwaarden zijn geldig, indien ze door opdrachtgever én Vanhellenberghubar.org gezamenlijk zijn overeengekomen, schriftelijk zijn bevestigd én niet in strijd zijn met de DNR-2011. Apart daarvan is Vanhellenberghubar.org natuurlijk te allen tijde gerechtigd om coulance toe te passen bij de uitoefening van de Algemene voorwaarden. Bij het verlenen van coulance houdt Vanhellenberghubar.org zich alle rechten en weren voor.

30) Elk der partijen – dat wil zeggen Vanhellenberghubar.org en/of haar opdrachtgever – heeft het recht om een geschil dat voortvloeit uit of samenhangt met deze Algemene voorwaarden – DNR-2011 inbegrepen – dan wel een daarop gebaseerde overeenkomst, te doen beslechten in een arbitraal geding via www.e-court.nl overeenkomstig het Arbitrage Reglement van de Stichting E-Court. Indien niet voor deze vorm van arbitrage wordt gekozen, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in de rechtbank Limburg.

Nota bene

Vanhellenberghubar.org staat zowel ingeschreven onder de handelsnaam Van Hellenberg Hubar, Kunst, Cultuur & Erfgoed als onder Res nova, Culturele kennisbemiddeling, onder welke naam Bernadette van Hellenberg Hubar 10 jaar lang als erfgoedspecialist werkzaam is geweest.

Deze versie van de Algemene voorwaarden verschilt inhoudelijk niet van de vorige die hier op 24 juni 2013 on line werd gezet. Er zijn alleen redactionele aanpassingen en een link voor het downloaden in pdf toegevoegd.

Verkorte link van dit item: http://bit.ly/VHH2AV

Ieder project is gebaat bij goede afspraken en dus algemene voorwaarden.